Så hanterar vi dina person­uppgifter

Bostadsföretaget AB Övikshem, Box 912, 891 20 Örnsköldsvik, organisations­nummer 556103-7606 är personuppgiftsansvarig för be­handling av dina personuppgifter som vi gör själva eller annat företag gör på vårt uppdrag. Örnsköldsviks kommunkoncern har ett gemensamt dataskyddsombud som kontrollerar att vi behandlar personuppgifter korrekt.

Kontaktuppgifter till dataskyddsombudet, Örnsköldsviks kommun, e-post dataskyddsombud@ornskoldsvik.se, tfn 0660-88 000.

Under kötiden samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan/­intresseanmälan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö. Om du inte önskar stå kvar i kön kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter.

När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi till exempel uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boen­den och hyres­inbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna. Om du erbjuds en studentbostad kommer vi att behandla antagningsbesked och kårmedlemskap eller andra intyg som styrker att du kommer att studera under hyrestiden.

Vi sparar dina uppgifter så länge de är rele­vanta och aktuella. Kreditupplysning, uppgif­ter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst sparar vi inte. Om du blir nekad en lägenhet hos oss på grund av att vi inte kan godta dig som hyresgäst kommer vi dock att bevara dina personuppgifter i sex månader efter av­slagsbeslutet.

När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kun­na fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver.

Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du bor i en studentbostad kommer vi till exempel att kon­trollera att du studerar. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.

Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nöd­vändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyres­förhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag.

Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyres­betalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.

Vi kan komma att anlita person­uppgiftsbiträde för behandling av dina person­uppgifter. Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighets­beslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.

Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta.

Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas av tryckfrihets­förordningens bestämmelser om allmän­na handlingar. Det innebär att vi bevarar allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, till exempel hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter enligt vår dokument­hanteringsplan.

Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig, ett register­utdrag. Du har också rätt att få felaktiga upp­gifter rättade samt under vissa förutsättningar rätt till radering av personuppgifter.

Du har också rätt att klaga på hur vi behand­lar dina personuppgifter till oss och till tillsyns­myndigheten, DatainIntegritetsskyddsmyndigheten (IMY). Det kan du göra om du tycker att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen.

För registerutdrag och radering kontakta vår reception på Sjögatan 4A. Där fyller du i en blankett med dina önskemål. Blanketten ska skrivas under av den person som registerutdraget avser och giltig legitimation ska uppvisas. Du blir kontaktad när ärendet är färdigbehandlat och beslut har fattats.

Övikshem samlar in och behandlar personuppgifter rörande företrädare för företagskunder och leverantörer (t.ex. anställda, kontaktpersoner) för det berättigade intresset att kunna ingå och fullgöra avtalet med företagskunden­/­leverantören. Behandling av personuppgifter sker också när det är nödvändigt för att fullgöra en rättslig förpliktelse.

En företrädare för företagskunden­/­leverantören har rätt att begära information om personuppgifter om denna som behandlas av Övikshem samt även begära rättelse. Företrädaren har vidare under vissa förutsättningar rätt till begränsning av behandling av sina personuppgifter, rätt till radering av personuppgifter, rätt att invända mot behandling som stöder sig på intresseavvägning samt rätt att invända mot behandling för direkt­marknadsföring.